МК как активность в чемодане: легкий на подъем помощник MICE агентства
МК как активность в чемодане: легкий на подъем помощник MICE агентства — рассказывает Анна Либер, ведущий художник и основатель Studio Anna Liber. Выступала как эксперт в крупных медиа, например, в Forbs Woman, PRToday, biz360, RB и т.д. Более 5 лет успешной работы руководителем студии, за это время организованы более 2000 мастер-классов и тимбилдингов. Среди клиентов малый и крупный бизнес. Есть опыт организации мероприятий на 500+ участников.
В 2024 году профессиональная организация мероприятий требует от подрядчиков серьезной подготовки и проработки сценариев буквально под всё и вся. Современная аудитория пресыщена качественными ивентами и удерживать интерес гостей становится всё сложнее. Среди сложностей отдельно стоит отметить развлечение гостей.
Даже от самого важного и полезного контента люди устают и нужно дать им возможность как-то отвлечься, переключиться, расслабиться. Поэтому внедрение в программу мероприятий разнообразных мастер-классов и демонстрирует очень приличные результаты. И многие MICE агентства активно используют такие активности в своей работе.
Обратимся к опыту специалистов Studio Anna Liber (более 5 лет на ивент рынке) и рассмотрим, как мастер-классы улучшают качество мероприятий, почему это не только интересная, но и выгодная активность, а также немного поговорим о подборе подрядчиков для мастер-классов, контроле их работы и приемке результатов
Что такое MICE агентства?
Изначально под MICE подразумевался деловой туризм. Т.е. такие агентства помогали в организации разнообразных деловых поездок, посещения конференций, формировали интересную и полезную программу. Сейчас MICE агентства в России занимаются всем спектром задач, которые связаны с организацией и проведением выездных мероприятий. Конференции, выставки, презентации, масштабные тимбилдинги и другие корпоративные мероприятия.
И ключевое слово здесь – «выездные». Т.е. речь часто идет про другие города, незнакомые локации, вызовы, связанные с предпочтениями заказчика. Например, деловое мероприятие в лесу или корпоратив с тимбилдингом на 200 сотрудников на теплоходе. Профессионалы из MICE индустрии должны всегда держать руку на пульсе современных трендов, уметь быстро адаптироваться под ситуацию и делать качественные ивенты буквально где угодно.
С какими проблемами сталкиваются подрядчики при организации мероприятий?
Чем крупнее мероприятие – тем больше там гостей и тем чаще интерес этих гостей ограничен лишь частью представленных активностей. Даже в относительно небольших ивентах между основными элементами программы бывают паузы. Гостям нужно время попить кофе, пообедать, да и просто чуть-чуть разгрузить мозги. А кому-то в этот момент просто скучно. Поэтому хорошим тоном считается предлагать в такие паузы какие-то альтернативные активности для развлечения гостей.
Проблема в том, что делать что-то масштабное часто не хватает бюджета, а какие-то мелочи многим гостям уже надоели и они их видели много раз на других мероприятиях. Поэтому организаторы мероприятий находятся в постоянном поиске новых и недорогих идей. А если найденный вариант еще и позволяет каким-то образом себя окупить – идеально.
Как мастер-классы помогают закрывать пробелы и паузы в программе мероприятия?
Главное преимущество мастер-классов – их буквально огромное количество. Варианты сценариев исчисляются сотнями. Начиная от классических – рисование, лепка и т.д. и заканчивая весьма необычными – чеканка монет, рисование на воде и многое другое. За счет новизны и широкого выбора часто получается удивлять и заинтересовывать гостей мероприятия.
При этом даже участвовать не обязательно. За многими мастер-классами интересно наблюдать и со стороны, как за своеобразным реалити-шоу. При этом в процессе можно поучаствовать, освоить какие-то новые, интересные навыки и получить памятные сувениры, которые сделаны собственными руками.
Важно также отметить, что мастер-классы не являются обязательной активностью и гости сами принимают решение – стоит ли участвовать. Бонусом здесь можно отметить возможность брендирования многих сувениров, а сделанное своими руками многие люди хранят гораздо дольше, чем привычный набор мерча с мероприятий.
Ключевые преимущества мастер-классов на выездных мероприятиях
У мастер-классов есть ряд очевидных преимуществ, которые и делают эти активности крайне востребованными у MICE агентств:
- Стоимость. При должной квалификации организаторы мастер-класса могут свести сопутствующие расходы к минимуму. Например, если отталкиваться от опыта Studio Anna Liber, то мы делаем специальные индивидуальные наборы для мастер-классов. Т.е. можно заказать, например, 200 наборов, отправить их из Москвы во Владивосток и уже на месте найти мастера, который займется проведением мастер-класса по приложенной инструкции. С учетом работы мастеров, летом 2024 года, мастер-классы можно найти от 650 рублей на одного участника. Т.е. исходя из расчета на 100 человек – 65 000 рублей. И это с брендированными, качественными сувенирами. Это сравнимо со стоимостью мерча для мероприятий.
- Легкая адаптация под площадку – для многих мастер-классов достаточно будет столов и стульев, иногда понадобиться немного воды.
- Брендированные сувениры, которые сделаны своими руками – это отличная возможность запомниться, т.к. многие мастер-классы предлагают действительно оригинальные вещи, которые смогут стать важной частью гардероба или интерьера. А то, что сделано своими руками, обладает гораздо большей ценностью.
- Высокая мобильность – инструкция + индивидуальные наборы и вот уже мастер-класс может путешествовать буквально по всей России безо всяких расходов на командировки специалистов.
- Простая организация – подготовить площадку для мастер-класса без проблем смогут даже неопытные организаторы.
- Интересная визуально и практически активность – в мастер-классах интересно принимать участие, но и наблюдать за процессом со стороны тоже бывает любопытно. В итоге мастер-класс привлекает к себе гораздо большее число гостей, чем было оплачено участников.
В итоге и получается, что мастер-классы обходятся недорого, легко организуются, помогают развлекать аудиторию и очень мобильны, что особенно важно для выездных мероприятий. А если сюда еще и чуть-чуть маркетинга добавить – получится практически идеальная активность.
Как подбирать подрядчика для мастер-классов и арт-активностей?
Организация мастер-классов и арт-активностей выглядит достаточно простой активностью, не требует какого-то особенного образования, специальных помещений, обученных специалистов и т.д. Поэтому на рынке огромное количество компаний, которые предлагают вроде бы одно и то же, но качество организации может отличаться кардинально.
Studio Anna Liber пришла в мастер-классы уже имея большой опыт работы в ивент индустрии, с художественным образованием и желанием работать на результат. И даже с этим багажом были сложности. По отзывам наших клиентов и партнеров в России считанное число агентств может качественно организовать мастер-класс, где за пару часов может пройти 200-300 участников. Не говоря уже про более масштабные мероприятия.
При этом цена на мастер-классы сильно зависит от качества и стоимости материалов, поэтому и стоимость у разных по уровню и опыту компаний может быть +- одинаковой. Сэкономить можно, например, закупив для росписи маек самые дешевые основы и краски. Как итог – 1-2 стирки и майку на выброс. Поэтому мы рекомендуем присмотреться к подрядчикам еще на этапе пресейла.
Пресейл и техническое задание – основные подводные камни
На первом этапе важно понимать, что именно от заказчика во многом зависит скорость, качество и достоверность ответа на запрос по формированию коммерческого предложения. Если вы сами не понимаете что вам нужно, то и посчитать стоимость реализации непонятно чего не смогут даже супер профессионалы.
Поэтому перед тем как обращаться за расчетом – составьте хотя бы базовое техническое задание. Это не очень сложно, но позволит подрядчику приложить к коммерческому предложению близкую к реальной смету (какие-то нюансы все равно временами приходится корректировать, но это обычно 10-15% от бюджета). Основные пункты в тех задании:
- Подробное описание задачи – что именно вам нужно, как вы видите реализацию, на какое мероприятие нужен мастер-класс (это можно просто описать своими словами)
- Ориентировочный бюджет – существуют сотни сценариев мастер-классов и, исходя из бюджета, можно определить какой сценарий и для скольких участников можно предложить. Попытки подогнать цены под бюджет стоит бояться разве что, если вы обращаетесь только в одну компанию. В ином случае – это просто упростит ваш выбор.
- Укажите срок и место проведения мероприятия – возможно даты уже заняты и вам просто нет смысла тратить свое время или, например, подрядчик не работает на определенных локациях.
- Определите критерии, по которым будете оценивать качество оказанных услуг, например, привлечение определенного числа участников, сувенир с брендированием, который прослужит от двух лет и т.д.
- Дайте возможность подрядчику задать все интересующие его вопросы
- Запросите подробное КП, в котором должна быть подробная смета. Также отметьте те нюансы, которые для вас важно увидеть в коммерческом предложении.
Здесь очень важна открытость со стороны заказчика. Чем больше информации вы отдаете, тем больше данных для анализа получите.
Основные нюансы коммерческого предложения
Центральный документ КП – смета. Она должна быть абсолютно прозрачной. В ней нужно указать абсолютно все возможные расходы. Часы работы, количество персонала, материалы, средства защиты. Также должны быть четко прописаны возможные форс-мажоры, которые могут привести к росту выплат. Например, запасные комплекты при увеличении числа участников, отсутствие воды, света и т.д. Все эти вопросы решаемы, но вы должны четко понимать за что и когда вам придется доплатить.
В коммерческом предложении обязательно должны быть прописаны нюансы вашего сотрудничества. Будет ли выделенный сотрудник, с которым вы будете коммуницировать, какие именно обязательства берет на себя подрядчик.
Внимательно читайте договор (он иногда не совпадает с КП), а также есть смысл проверить подрядчика на предмет задолженностей и активных судебных процессов. Если у подрядчика арестуют счета, то проблемы могут возникнуть и на вашем мероприятии.
Контроль подрядчика на этапе подготовки к мероприятию
Как мы уже упоминали, в ивент сфере работают не только профессионалы. При этом некоторые компании действительно хороши именно в продажах, в организации все зримо хуже. Как избежать неожиданных проблем? Контролировать процесс подготовки! Многие заказчики контролируют всё уже непосредственно перед мероприятием, когда замену искать бывает уже поздно.
У нас в практике было несколько проектов, которые приходилось реализовывать буквально за сутки. Просто потому, что предыдущий подрядчик подвел. Стоит ли говорить, что организоваться за сутки сложно и сразу появляются ограничения по сценариям?
Мы рекомендуем согласовать с исполнителем 4-10 контрольных точек, на каждой из которых будет подготовлен отчет о проделанной работе. Важно!!! Отчеты по контрольным точкам должен предоставлять исполнитель без дополнительных запросов! Если сроки по отчетам пропускаются – это плохой знак.
Как принимать работы и подтверждать результаты после мастер-класса?
Ключевой фактор здесь – подробно проговоренные условия до заключения договора. Если все нюансы учтены, то все что останется – просто пройтись по пунктам и удостовериться, что всё реализовано. Несколько рекомендаций по процессу:
- Ставьте сроки с небольшим запасом. Ошибки бывают даже у профессионалов. Будет лучше их устранить до дедлайна.
- Попросите, чтобы все связанные с этапом сотрудники оставались на месте до вашей проверки (вплоть до грузчиков и водителей). Это позволит сразу на месте уточнить возникшие вопросы. Простой пример. Приходите на площадку, есть важные корректировки по декорациям, а декоратор уже уехал.
- Фиксируйте все свои действия во время проверки на телефон. Это поможет в случае возникновения спорных ситуаций.
Как подбирать мастер-классы?
Вместо выводов несколько советов по подбору мастер-класса на ваше мероприятие. Здесь несколько ключевых критериев:
- Цель. Развлекательные мастер-классы могут быть максимально внешне презентабельными. Например, рисование на воде очень необычная активность, или чеканка монет. На такой процесс интересно посмотреть даже со стороны. Можно сделать ставку на маркетинг и продвижение бренда, тогда итоговый результат мастер-класса должен позволять органично добавить хотя бы логотип + максимально долго храниться у участников, например, расписанные вручную бейсболки или картины из песка.
- Аудитория и место. На пляже людям будет не очень интересно тратить много времени на вязание варежек, зато такие активности как флэш-тату привлекут немало людей. Также не стоит на бизнес мероприятия где будут только взрослые приносить детские раскраски. Зная место и аудиторию профессиональные организаторы предложат несколько подходящих вариантов.
- Специфика мероприятия. Если мастер-класс нужен на корпоратив, который посвящен 8 марта, то можно подобрать МК, который станет настоящим подарком для женщин. Например, ручная роспись женских сумок. На такой мастер-класс можно выделить 1-1.5 часа времени и добавить массу полезной информации по теме. Другое дело выставка, сюда уже нужны потоковые мастер-классы, где за 15-20 минут каждый участник получит что-то интересное и пойдет дальше по своим делам.
Ну и ключевой фактор – подрядчик. Если организаторы не в первый раз пытаются провести мастер-класс, то, получив описанные выше вводные, легко подберут несколько вариантов сценариев, которые идеально впишутся в ваш ивент.
Анна Либер
Ведущий художник и основатель Studio Anna Liber
Добавить комментарий