Эффективное управление проектами в условиях цифровой экономики — это в первую очередь автоматизация бизнес-процессов и smart HR. Об этом рассказывает Людмила Гонтарь, эксперт International Cyber-Terrorism Regulation Project (ICTRP).

Людмила Гонтарь, эксперт International Cyber-Terrorism Regulation Project (ICTRP)
Людмила Гонтарь, эксперт International Cyber-Terrorism Regulation Project (ICTRP)

В настоящее время на рынке услуг часто возникает тезис о конфликте между автоматизацией бизнес-процессов и smart HR. Следует отметить, что это не более чем иллюзия, так как автоматизация бизнес-процессов и smart HR не конкурируют друг с другом, а наоборот являются взаимодополняющими процессами в проектном управлении.

В условиях развития цифровых технологий актуальным становится применение проектного управления с методиками Agile и DevOps. Данные методики разделяют весь процесс управления на отдельные проекты с определенной группой людей и бизнес-задачами. Вместе с тем эти проекты не функционируют сами по себе, так как smart HR должен обеспечивать надлежащее взаимодействие проектов и их единую систему в компании.

На практике Smart HR чаще связывают с «умным поиском» кадров при помощи порталов, как HeadHunter и т.д. Мы не придерживаемся данного мнения и считаем это «анти-кейсами», которые преуменьшают роль HR -отдела в цифровой сфере.

Проектное управление содержит необходимое условие – автоматизацию некоторых бизнес-процессов в ходе функционирования системы проектов. Это не означает замену человеческих ресурсов на роботизированные протоколы. Автоматизация бизнес-процессов создается с целью более оперативного управление тем или иными проектами, либо задачами внутри каждого проекта с помощью технической фиксации определенных действий каждого участника проекта, быстрой адаптации новых участников в проекте. Технические дублирование и фиксация отдельных действий создает базу конкретных функций для нового персонала и возможность улучшения проекта (популярное название «свежим взглядом»).

Smart HR должен участвовать в формировании данных процессов и их аккумулирования в единую систему. При этом, данные методы можно применять и внутри самого Smart HR в противовес старым элитарным принципам. Старые элитарные принципы касаются работы HR-отдела исключительно как оформителя документов и отслеживания графиков отпусков.

Мы рассмотрим три кейса в сфере проектного управления

Smart-HR в США: плюсы и минусы

В США данная компания существует с 1952 г. и занимается автоматизацией в сфере HR-компетенций. Компания ориентируется на три направления: автоматизированное начиcление заработной платы, налоги, тайм-менеджмент. Данные направления активно развиваются, и сама по себе компания представляет технологию по типу open source. Это объясняется тем, что компания предлагает данные процессы автоматизировать при помощи собственных ресурсов. Процессы, предлагаемые к автоматизации, касаются не только налогового менеджмента или графика отпусков. Также в него входят: контроль ответственности работников, рабочее время, дополнительное образование и повышение квалификации, формирование иерархической системы проектов и т.д.

Данный функционал предложен не с целью избежать ответственности в рамках трудового законодательства, например, back-офисов для оформления работников. Целью данных решений (в сфере HR) является качественно новый уровень работы структурного подразделение и новые перспективы его расширения в условиях цифровизации общества.

Минусом данной компании безусловно является формат аутсорсинга, так как данный вид формата не позволяет в должной мере изучить внутреннюю структуру организации, ее особенности и т.д. Это создает риск-факторов шаблонных решений и их невозможность применения в других организациях.

Проектное в сфере цифровых бизнес-процессов коммерческого сектора

В большинстве случаев коллеги полагают, что если происходит процесс цифровизации в бизнес-секторе, то следует полностью довериться IT-специалистами и использовать системы Bitrix24 и другие open source платформы. Подобные действия принесут лишь частичную пользу организации, так как отсутствие IT- методологии, а также кадрового подразделения, которое трансформируется в smart оказывает негативное влияние даже на высокооплачиваемый IT-отдел.

Для того, чтобы IT-подразделение выполняло свой функционал в полном объеме не нужно расписывать им весь бизнес-процесс, а нужно подобрать соответствующий персонал, который сможет методично отбирать те или иные IT-решения для бизнес-проектов. Для подбора персонала понадобиться продуктивный smart HR, способный не только правильно оформлять работников, но и отбирать нужный персонал, а также обеспечивать взаимодействие всех подразделений и осуществлять прокачивание скиллов работников.

Малые предприятия ссылаются на низкую финансовую самостоятельность и колебания цен на рынке. Потому они не могут обеспечить найм smart HR и его развития. Данные риск-факторы можно понять. С целью разрешить вышеописанные сомнения, необходимо ответить на вопрос: «Бизнес-проект нацелен на долгосрочное внедрение и обслуживание потребительского рынка или это краткосрочный проект?». Если проект краткосрочный, то, возможно, Вам повезет и цифровизация его не застанет. Но, если проект долгосрочный, то Вам следует выделить искомые средства на обслуживание и не следует забывать, что проектное управление функционирует во взаимосвязи подразделений, потому следует подумать какие подразделения Вам точно необходимы (например, юридическое подразделение). К этому вопросу стоит подойти оценочно и просчитать риск-факторы, которые могут возникнуть в том или ином направлении Вашей деятельности в бизнесе.

Важным компонентом для коммерческих организаций является внедрение автоматизации бизнес-решений, потому как при работе с GR-проектами, это может быть плюсом при взаимодействии с отделами государственных органов власти. Внедрение эффективных бизнес-решений пользуется авторитетом абсолютно во всех сферах общества. Smart HR может стать инструментом для постепенной выработки таких решений, в т.ч. на уровне самого HR-отдела.

Потому внедрение Smart HR даже на уровне аутсорсинга для малых предприятий может быть эффективным решением в сфере проектного управления. При этом обязательным условием является учет риск-факторов, связанных с ноу-хау и другими юридическими и экономическими риск-факторами аутсорсинга.

Следует еще раз отметить, что проектное управление необходимо для малых и средних предприятий в сфере долгосрочных бизнес-проектов.

Проектное управление на госслужбе: внедрение smart-решений для оптимизации «классических процессов»

Очень часто проектное управление связывают только с коммерческими организациями, однако это неверно. Данный вид управления может быть внедрен и на госслужбе. Следует подчеркнуть, что внедрение проектного управления с автоматизацией бизнес-процессов и smart HR потребует как поверхностных, так и коренных трансформаций внутри органов власти. Это объясняется такими факторами как: бюрократическая система бумажных процессов, слабая связь HR с другими подразделениями, формальные функции HR, иерархическая система согласования документов и т.д.

Внедрение проектного управления должно происходить постепенно и начинаться с постепенного изменения HR-отдела. Трансформация в smart HR должна происходить через расширение функций отдела HR, а именно формирование контента по развитию компетенций для каждого подразделения, создание корпоративной библиотеки, собственная прокачка скиллов в сфере проектного управления. В процессе продвижения данных направлений использовать формат «open talks», т.е. открытой дискуссии по каждому образовательному проекту. Далее будет формироваться обратная связь по отделу-HR, а именно возможных улучшениях внутри отдела и способах автоматизации некоторых решений. После получения обратной связи последует самое сложное – внутренняя smart-трансформация отдела и регламентов работы с документами.

Точная оценка риск-факторов и автоматизация внедренных решений, (например, электронный документооборот при принятии кандидатов на должность, видео-резюме и т.д.) позволят создать smart-HR и далее перейти к наиболее сложным процессам автоматизации бизнес-процессов других подразделений.

Как правильно отмечал Мак Бениофф (генеральный директор компании Salesforce) «Секрет успешного подбора персонала заключается вот в чем: ищите людей, которые хотят изменить мир». В действительности, трансформация в smart-HR не обойдется без изменений самого отдела HR и подбора новых людей для выполнения задач проектного управления. К данному риск-фактору следует отнестись внимательно и оценочно, так как любой цифро-рефреш требует соответствующих компетентных кадров.

Проектное управление как фактор ускоренной оптимизации решений в условиях цифровизации социальной сферы

Исходя из приведенных кейсов, следует отметить, что проектное управление не содержит в себе противоречивых элементов, но сопровождается риск-факторами в условиях внедрения. Потому как точно написать схему проектной работы для каждой организации практически невозможно и в ходе внедрения потребуется поэтапное рассмотрение гипотез автоматизации и оценка изменений в работе. Формирование отчетной документации является обязательным условием получения обратной связи и эффективного применения ее результатов. Специальным замечанием является прекращение бюрократической процедуры формирования отчетов и их регулярное согласование с вышестоящим руководством. Подобные действия лишь осложнят процесс автоматизации и создадут не нужные пережитки издержки бюрократии.

Проектное управление может привнести коренные изменения в процесс работы коммерческих и некоммерческих структур и вместе с тем создать осложнения для процесса автоматизации. Потому важно сформулировать стратегию проектного управления и согласовать все процедурные вопросы по автоматизации бизнес-процессов. Стратегия позволит избежать риск-факторов и издержек при внедрении проектного управления в каждом конкретном случае.

Стратегия в сфере проектного управления

Данный вид стратегии не является обязательным документом в коммерческом и некоммерческом секторе, однако он рекомендуется для формулирования четких целей и задач компании. Если обратиться к зарубежной практике, то вы не встретите ни одну компанию, которая бы не внедрила стратегию. Кроме того, зарубежные компании создают не только общие стратегии, но и стратегии для конкретного подразделения. Стратегия не является документом прямого действия, она призвана создать четкое понимание структуры предприятия и автоматизации определенного перечня бизнес-процессов.

Подобный документ создается не для того, чтобы интерпретировать «воздушные» конструкции компании и создавать видимость ее эффективности (для пиар-ходов и т.д.). Стратегия – это документ, предназначенный для самих подразделений компании и ее руководителей и только вторично для компаний-конкурентов и партнеров.

Структура стратегии обычно включает описание конкретных подразделений компании, перечень бизнес-процессов, стадии автоматизации бизнес-процессов, трансформацию HR в smart, особенности проектного взаимодействия структурных подразделений между собой. Рекомендациями для написания стратегии являются стандартные правила юридической техники применимой к документам (например, простота, лаконичность и т.д.). Также следует ознакомиться с обязательными пилларами успешной HR-стратегии для компании на европейском рынке, так как именно в данных стратегиях упоминается система менеджмента и его основные направления, что тесно связано с проектным управлением.

Таким образом, мы полагаем, что внедрение проектного управления не относится к какому-либо сектору коммерческого или некоммерческого направления. Это необходимое условие для цифровизации экономических и социальных отношений, которое нуждается в качественном и юридическом внедрении в компаниях и государственных органах. Важными компонентами проектного управления являются: smart HR и автоматизация бизнес-процессов. Вышеназванные компоненты выступают цифро-катализаторами публичного и частного секторов цифровой экономики.

Людмила Гонтарь,
Эксперт International Cyber-Terrorism Regulation Project (ICTRP)
Руководитель Цифрового образовательного проекта «knowledge+»
Эксперт направления «Цифровая безопасность» Юридической группы «LegalKeyPoint»
Эксперт РСМД, член ТРГ «Сколково», член Комиссии по высшему юридическому образованию МО АЮР
Советник государственной гражданской службы 3-го класса

МенеджерПорталПубликацииsmart HR,Гонтарь Людмила,публикации,управление проектамиЭффективное управление проектами в условиях цифровой экономики - это в первую очередь автоматизация бизнес-процессов и smart HR. Об этом рассказывает Людмила Гонтарь, эксперт International Cyber-Terrorism Regulation Project (ICTRP). В настоящее время на рынке услуг часто возникает тезис о конфликте между автоматизацией бизнес-процессов и smart HR. Следует отметить, что это не...ПЕРВАЯ БИЗНЕС-ШКОЛА КЛУБНОГО ТИПА