Автоматизация бизнес-процессов для малого и среднего бизнеса: практические советы
О том, когда малому бизнесу следует задуматься об автоматизации бизнес-процессов и с чего нужно начинать, рассказывает Светлана Гацакова, директор департамента корпоративных информационных систем компании ALP Group.
Когда бизнесу пора задумываться об автоматизации бизнес-процессов?
Об автоматизации необходимо задумываться сразу. В наш век, если малый и средний бизнес стремится к интенсивному развитию, ему необходимо обладать конкурентными преимуществами на рынке. Именно поэтому стоит задуматься об автоматизации процессов еще на старте. Конечно же, для разных по масштабу и деятельности компаний будет свой набор аргументов, дающих толчок к автоматизации бизнес-процессов. Например, когда я возглавила департамент КИС, я быстро поняла, что в нашем проектном бизнесе управлять людьми «вручную» сложно, если в команде больше трех человек. И это было толчком к созданию и внедрению системы сквозного управления персоналом, в том числе, и производственным. Сейчас вся наша деятельность автоматизирована, что позволяет задавать регламенты действий сотрудников по определенному треку, приводящие к нужному результату. И контролировать выполнение наших бизнес-процессов.
С чего же стоит начинать автоматизацию?
С анализа бизнес-процессов и ответа на вопрос: какие процессы вам важно автоматизировать и почему? Я бы рекомендовала в первую очередь автоматизировать процессы, которые часто повторяются и сложные процессы. Автоматизация простых процессов позволит сократить время их выполнения и минимизировать издержки. Большие затраты (зарплата сотрудников, аренда офиса и т.д.), особенно для малых компаний и стартапов, сильно «бьют» по бизнесу. Автоматизация сложных процессов позволит нивелировать «человеческий фактор» и предотвратить «сбой», который может повлечь серьезные последствия для бизнеса. Современные технологии нацелены на сведение до минимума человеческого участия в сложных бизнес-процессах и в работе оборудования, так как человеческий фактор нередко препятствует объективной оценке ситуации и правильной реакции на нее.
Кроме того, важно автоматизировать процессы, которые завязаны на коммуникациях с клиентами. Допустим, взять малый бизнес по продаже бытовой техники. Мы понимаем, что успех и развитие такого бизнеса сильно зависит от клиентоориентированности компании, а соответственно необходимо сделать так, чтобы клиент был доволен (это может быть и получение быстрой обратной связи, оперативная обработка заказа, слаженная логистика заказа, продуманная система лояльности, гибкое ценообразование и т.д.). Это как раз те процессы, которые требуют автоматизации в первую очередь и без которых успех в бизнесе маловероятен. Чем технологичней бизнес, тем быстрее и мощнее он развивается.
Чтобы автоматизация была эффективной – необходимо правильно подойти к выполнению этой задачи
Первый шаг после того, как мы определились с бизнес-процессами, – это выбор программного обеспечения.
При выборе решения, проанализируйте как российский, так и зарубежный рынок, чтобы можно было сравнить плюсы и минусы всех доступных решений и выбрать продукт, подходящий для вашего бизнеса в соотношении «цена-качество». Точно не стоит исключать существующие облачные решения – это более выгодный вариант для малого бизнеса, так как он менее затратный. Для малого и среднего бизнеса, решивших автоматизировать, например, «точки контакта», будет лучше использовать CRM. Для обработки заказов и отслеживания их выполнения предпочтительно использовать систему складского учета и логистики. То есть, выбор продукта должен отталкиваться от того, какие бизнес-процессы компании необходимо автоматизировать.
Далее, если компания располагает компетентными специалистами, то необходимо собрать рабочую группу. Так как приобретенный продукт необходимо установить, настроить и в дальнейшем его поддерживать. Но если компания понимает, что компетенции сотрудников, скажем так, «не дотягивают» или отсутствуют в компании, то лучше обратиться к профильным компаниям. И при выборе подрядчика для автоматизации необходимо учитывать такие критерии как: опыт компании, профессионализм специалистов.
После автоматизации бизнес-процессов необходимо провести обучение персонала и подготовить их к новому формату работы. Также стоит выделить ответственного консультанта, к которому сотрудники смогут обращаться при возникновении вопросов в ходе работы с новыми системами.
Важно помнить, что недостаточно просто автоматизировать процесс и больше к этому не возвращаться. Чтобы получить ощутимый эффект от автоматизации, необходим регулярный контроль и анализ накопленной в системе информации. Формирование аналитических отчетов с результатами работы системы позволит контролировать работу сотрудников и принимать управленческие решения на основе объективных данных.
Задумываясь об автоматизации, малые и средние компании справедливо рассчитывают, что это принесет большой положительный эффект для бизнеса. Ведь действительно смысл автоматизации в том, чтобы помочь бизнесу сэкономить время, деньги и увеличить приток клиентов.
Выделю наиболее значимые, на мой взгляд, положительные эффекты от автоматизации бизнес-процессов в малом и среднем бизнесе:
- ускорение обработки заказов;
- повышение лояльности клиентов;
- увеличение клиентской базы;
- если мы говорим про сложные процессы, то это исключение человеческого фактора и в следствие этого мы получаем повышение качества обслуживания и качества продукта;
- большая управляемость за счет того, что руководство будет получать оперативно аналитические отчетности и принимать более качественнее управленческие решения на основе достоверных объективных данных;
- не менее важным преимуществом является гораздо более полное и контролируемое раскрытие потенциала каждого сотрудника, ускоренное развитие его профессиональных качеств, а также повышение производительности труда персонала.
Добавить комментарий