ERP-система как фактор повышения эффективности ведения бизнеса
О том, как повысить эффективность ведения бизнеса за счет внедрения ERP-системы, рассказывает Светлана Гацакова, директор департамента корпоративных информационных систем ALP Group.
Сегодня большинство российских предприятий вынуждено искать реальные возможности повышения эффективности. Для большинства отраслей экономики главными являются два традиционных варианта решения этой задачи: повышение выручки и снижение издержек. ERP-системы помогают в том и другом случаях. Также ERP-система усиливает контроль практически за всеми аспектами деятельности организации, делая её более «прозрачной», что способствует росту доходов и экономическому успеху предприятия. Кроме того, в ходе внедрения ERP-решения предприятие получает те или иные стратегические преимущества, например, проводит реорганизацию бизнес-процессов. И в долгосрочной перспективе именно успешность реализации стратегических бизнес-решений оказывает решающее влияние на повышение эффективности организации (и, соответственно, на эффективность применения самой ERP-системы). Однако долгосрочные эффекты внедрения на практике никогда не оцениваются.
Вышеперечисленные факторы повышения эффективности можно отнести к классическим преимуществам ERP-систем. В то же время, современным организациям приходится действовать в условиях, которые очень сильно отличаются от состояния рынков еще несколько лет назад. Вот несколько примеров таких изменений: переход к управлению предприятием на основе объективных данных (data-driven management, или DDM); ускорение принятия управленческих решений — вплоть до режима реального времени; встраивания организации в кластеры (корпоративные, отраслевые, региональные, проектные) взаимодействующих предприятий. Современная ERP-система (не любая!) позволяет предприятию превратить эти изменения в источник конкурентных преимуществ, открывает ранее недоступные резервы повышения эффективности. Если же у предприятия нет такой системы, поток перемен ведет его не к развитию бизнеса, а к системному кризису. В данной статье основное внимание мы уделим традиционным аспектам эффективности, а в дальнейшем — с этих позиций посмотрим на новые возможности.
Трудности оценки эффекта внедрения ERP
Любая компания должна рассматривать внедрение ERP-системы с двух точек зрения: как источник стратегических бизнес-решений и как средство достижения желаемого уровня конкретных показателей, которые подтверждают улучшение тех или иных аспектов бизнеса. При этом необходимо понимать, что в обоих случаях эффект внедрения ERP-системы проявится только через определенный, достаточно длительный промежуток времени (это может быть год и больше). Еще одна сложность связана с тем, что этот эффект в основном проявляется на уровне подразделений компании и конкретных пользователей. А это, в свою очередь, затрудняет проведение количественной оценки и особенно в денежном выражении. Причина в том, что каждая компания (включая малые и средние) обладает своими уникальными бизнес-процессами с определенными структурами и взаимодействием.
Необходимо учитывать и то, что сегодня нет единого подхода к оценке эффективности внедрения ERP-систем, и каждую методику необходимо рассматривать применительно к особенностям конкретной компании или структурного подразделения. Но при этом оценить эффективность, безусловно, можно.
Принципы оценки эффективности
Чтобы правильно посчитать оценку эффективности внедрения ERP-систем, необходимо учитывать две составляющие: экономическую и процессную. Для оценки первой проводится экономический анализ, в ходе которого сравниваются затраты и выгоды от внедрения и подсчитывается эффективность в денежном выражении. В ходе процессного анализа, дающего оценку процессного эффекта, — получается оценка эффективности отдельных процессов и деятельности компании в целом.
Для оценки экономической эффективности обычно используется коэффициент отдачи от инвестиций (ROI — return of investment). Данный показатель показывает соотношение прибыльности или убыточности конкретной суммы вложений в проект и рассчитывается по формуле:
ROI = (выгода от внедрения – совокупная стоимость внедрения) / совокупная стоимость внедрения
Показатель ROI можно использовать для измерения рентабельности вложений в покупку и внедрение всей ERP-системы и отдельных ее модулей.
При расчете экономической эффективности очень важно учитывать все инвестиции, включая первоначальные денежные вложения на техническую поддержку, затраты на обучение и т.д. Ведь во всех этих случаях мы (в конечном счете) платим за то, чтобы получить ожидаемую выгоду, которая будет способствовать увеличению оборота и снижению внутренних издержек.
Проведение экономического анализа особенно актуально для крупных компаний, т.к. полученная информация будет максимально приближена к фактической эффективности инвестиций в ERP. И что самое главное, результат после экономического анализа выражается в понятных денежных единицах.
Если экономический анализ сравнивает затраты и выгоды, то процессный анализ (где внедрение ERP-систем рассматривается с точки зрения эффективности внутренних процессов) позволяет оценить эффективность самой автоматизации. В частности, мы можем посчитать потенциальную экономию после внедрения системы.
Этот вид анализа основан на процессном подходе к управлению предприятием. Применяя этот подход, мы должны выделить ключевые для данного предприятия бизнес-процессы, на которые внедрение ERP-системы окажет положительное влияние (или, как минимум, не ухудшит их состояние). Положительным, конечно же, является увеличение производительности процесса. То есть любое уменьшение затрат (финансовых и временных) будет являться признаком положительной эффективности внедрения ERP-системы. И для расчета эффективности необходимо сравнить ключевые показатели до и после внедрения.
Как правило, компания-заказчик при внедрении ERP-системы ожидает как повышения прибыли, так и экономии на ведении учета. Приведу пример из собственного опыта. При внедрении ERP-системы в промышленной компании мы ориентировались в первую очередь на показатели, которые определил заказчик. Множественность параметров несколько усложнила методику внедрения, но позволила оценить изменение эффективности с разных точек зрения. Вот как изменились некоторые из этих показателей:
- Трудозатраты на формирование управленческой отчетности сократились на 25%
- Трудозатраты ресурсов на выполнение ручных операций сократились на 30%
- Время закрытия отчетного периода сократилось в 2 раза
- Сроки подготовки консолидированной отчетности сократились в 3 раза
- Сроки обработки заказовпокупателей ускорились на 25%
- Уровень обеспечения заявок на закупку МТО повысился на 25%
- Уровень складских запасов снижен на 30%
Основываясь на этих данных, нетрудно видеть, что ожидания заказчика соответствовали результатам внедрения. Более того, заказчик может использовать эти данные в расчетах каскадного распространения положительного эффекта: начиная с зоны, которую охватывал проект внедрения, а затем переходя к непосредственно, а потом и к опосредованно связанным процессам.
Сроки окупаемости
Исходя из практики нашей компании, средний срок окупаемости внедрения ERP-систем составляет 2-3 года после завершения внедрения. Причем оценивать возврат инвестиций можно только через 1-2 года.
Скажу сразу, что просчитать окупаемость — непростая задача. Необходимо учитывать, что стоимость внедрения ERP-системы складывается из многих составляющих: стоимости лицензий, затрат на программное и аппаратное обеспечение, на персонал, на консалтинговые услуги, а также из затрат (известных лишь в форме оценки) на само внедрение и последующее сопровождение. Кроме того, сроки окупаемости зависят от таких факторов, как успешность компании, тип бизнеса и его сложность. И ещё сроки окупаемости зависят и от новых функциональных возможностей, которые появились у сотрудников.
Опираясь на опыт множества ERP-проектов, выполненных нашей компанией для достаточно разнородной группы предприятий, можно увидеть: заказчики считают внедрение ERP-решения успешным (т.е. таким, где достигнут ожидаемый экономический эффект), если все инвестиции вернулись, а прибыль от вложенных инвестиций составила не менее 20%. Этот критерий вполне могут взять за основу организации-заказчики, приступающие к внедрению первого ERP-решения.
Как организовать процесс измерения
В заключении хочу отметить, что для оценки эффективности (выгодности) внедрения ERP-системы лучше сразу сделать комплексную оценку, применяя экономический и процессный подходы, а не ограничиваясь одним из них. Полученные цифры станут опорными для сравнения эффективности на различных этапах жизненного цикла ERP-решения. Так, если через 1-2 года не получен ожидаемый экономический эффект (посчитанный в денежном выражении путем проведения экономического анализа), но при этом количественные показатели показывают рост производительности бизнес-процессов, то это рано или поздно приведет к экономическому успеху компании.
И, конечно же, качественный и количественный показатели эффективности осуществления проекта должны отслеживаться постоянно в ходе всего проекта, чтобы эти данные можно было использовать для управления проектом и оценки/документирования динамики эффективности внедрения ERP-системы.
Светлана Гацакова
Директор департамента корпоративных информационных систем ALP Group
Добавить комментарий