Автоматизация бизнеса и интернет технологии при обработке документов
Про автоматизацию бизнеса и использование интернет-технологий при обработке документов рассказывает Петина Яна, компания Entera.
На дворе 2018 год, только самый ленивый не успел заметить, как быстро цифровая революция захватила мир. Мы проходим собеседования, отвечая на вопросы специально обученному роботу. Заказываем доставку пиццы, отдавая заказ электронному оператору. А совсем скоро придет время, когда мы забудем, как водить машину, потому что она научится это делать за нас. Ну как? Узнали хотя бы в одном случае себя? Вот-вот, постепенно значительная часть рутинных задач слетает на плечи роботов и машин. Как думаете, как это повлияет на нашу с вами жизнь? Станет ли от этого лучше жить, когда у нас освободится время на выполнение задач, где необходим человеческий фактор, выражающийся в интеллекте и способности изобретать инновации? Достаточно вспомнить, что все мировые ИТ компании, такие как Google, Microsoft и Apple, были созданы с нуля благодаря живой человеческой мысли. Так, человеку для развития необходимо заниматься каждый раз новыми и интересными задачами, чтобы мир вокруг становился все лучше и лучше с каждым новым поколением.
Массовый переход в digital-среду не мог обойти стороной и бизнес. Конкуренция на каждом рынке растет бешеными темпами и отстать от этого ритма значит потерять свою компанию. Поэтому, нужно держать руку на пульсе и адаптировать свое дело под условия окружающей среды. Для каждого руководителя компании главной целью остается стать лидером в индустрии. Чтобы превратить это в реальность, необходимо, чтобы каждый сотрудник максимально принимал участие в развитии и улучшении продукта. В мире новых технологий появилась невероятная возможность снизить процент рутинной работы посредством автоматизации и направить все силы в рост компании.
Теперь поговорим подробнее об автоматизации бизнеса и, почему это сейчас так важно. Достаточно вспомнить историю всем известной компании Amazon. Стоит сказать, что они стали лидерами в ритейле благодаря автоматизации большинства процессов. Летающие склады, оффлайн-магазин Amazon Go в Сиэтле, где покупателю нужно лишь выбрать нужные товары, после чего при выходе у него автоматически списываются средства со специального счета Amazon, сотни тысяч роботов, позволяющих доставлять товары буквально за день. Немного облегчу вам задачу, пока вы не успели залезть в google, и скажу, во сколько на сегодняшний день оценивается компания Amazon, в 977 миллиардов долларов, на минуту. А ее основатель является самым богатым человеком планеты. И все это благодаря введению автоматизации и грамотному менеджменту.
Как же применить автоматизацию с целью увеличения прибыли для среднего и малого бизнеса? Речь пойдет об интернет технологиях в обработке документов и какую проблему они решают. Каждый день бухгалтеры обрабатывают порядка ста документов, приходящих от клиентов в электронном и бумажном виде. Для среднего и малого бизнеса достаточно затратно нанимать человека для выполнения такой простой, не приносящей явной выгоды, работы. Также не стоит забывать, что чем больше клиентов и партнеров, тем больше транзакций, и следовательно, больше счетов на оплату, которые пополняют башни стопок первички. Согласитесь, к 21 веку представляется странным выполнять настолько простой функционал, который не требует каких-то умственных усилий со стороны человека. Что можно сказать, в целом, про ввод первички? Выполнение этой процедуры утомляет и ее вполне можно делегировать искусственному интеллекту, а именно сервису Entera. Что он делает? Автоматизирует процесс ввода первички в 1С и упрощает процесс получения докум
ентов от клиентов. Как это происходит?
Процесс состоит из трех шагов: сканирование, проверка и выгрузка данных в вашу систему учета. В первую очередь, документы бухгалтерской отчетности загружаются в сканер, где далее создаются их электронные прототипы (образы). Далее, сервис быстро и с точностью распознает ваши документы (проще говоря, картинка преобразуется в текст). Затем проведет интеллектуальную проверку всех распознанных данных и сопоставит с данными из ваших справочников, устраняя возможные ошибки из-за плохого качества изображения или читаемости символов. После чего, специально разработанный программный модуль выгрузит обработанные данные в вашу систему учета. Простым языком, сервис может извлечь данные из сфотографированных или отсканированных документов и сохранить их в .xml формате. Какие форматы для загрузки подойдут: PDF, JPG, XLS и XLSX. Автоматизацию ввода данных можно применить для различных бухгалтерских документов, таких как товарная накладная, счет-фактура, акт выполненных работ и др., в зависимости от требований заказчика.
Результат – сокращение времени на ввод данных в 1С, увеличение прибыли и оперативный обмен скан-копиями документов с клиентами.
В целом, по определению, автоматизация должна сокращать затраты, избавлять от ошибок и оптимизировать работу, что и делает сервис Entera. Поэтому, начинающие и опытные предприниматели, если хотите приблизиться к успеху Amazon и пестрить на первых полосах New York Times, как основатель империи, то вперед внедрять автоматизацию в свой бизнес.
Петина Яна
Компания Entera
В нашей компании мы уже давно используем подобный сервис, многое зависит от качества исполнения программы и распознавания документа, но если все хорошо реализовано, то скорость обработки первички реально вырастает в несколько раз.